Comment automatiser l'envoi de mails ?

La prospection implique la rédaction et l’envoi de nombreux emails au cours des différentes campagnes marketing. De ce fait, et avec la croissance de la firme prospectrice, ces processus peuvent rapidement se révéler chronophages et répétitifs pour l’entreprise. Ainsi, il est préférable d’user de la technologie actuelle afin de pouvoir automatiser l’envoi des mails afin de gagner en temps et de l’utiliser pour d’autres tâches plus importantes et/ou moins répétitives.

Qu’est-ce qu’un mail automatique ?

Pour commencer, définissons ce qu’est un mail automatique et expliquons son principe. Comme son nom l’indique, le mail automatique n’a pas à être écrit et s’envoie tout seul aux destinataires. Il faut cependant programmer la date et l’heure de l’envoi du message. On peut aussi créer des listes de diffusion pour ne pas avoir à effectuer l’opération plusieurs fois. Il est également possible d’automatiser l’envoi des messages suite à des actions spécifiques d’un client sur un site internet. Nous étudierons cette catégorie dans un second temps un peu plus bas.

Sur Outlook

Après avoir rédigé le message et indiqué les destinataires et l’objet, il faut ensuite cliquer sur la flèche en bas à droite de la balise « Indicateurs ». Cette dernière se situe dans l’onglet « Message ». Suite à cela, après que l’onglet ait été ouvert, il faut cocher la case « Ne pas envoyer avant » que l’on trouve dans « Options de remise ». Ensuite, il faut indiquer la date d’envoi puis fermer l’onglet. Enfin, n’y a plus qu’à envoyer le message qui sera en attente dans la boîte d’envoi jusqu’à la date et l’heure programmée, à la suite de quoi le message sera dans « Eléments envoyés ».

Il est également possible d’envoyer des emails automatiques à partir d’Excel ou de Word grâce aux champs de fusion qui permettent de combiner l’envoi d’un objet à un grand nombre de personnes et la possibilité de modifier les informations pour chaque destinataire.

Sur Gmail

Sur cette plateforme d’e-mailing, le processus est beaucoup plus court. Après avoir rédigé le mail, il suffit juste de choisir « Programmer l’envoi » en cliquant sur la flèche vers le bas à côté de « Envoyer ». Sur Gmail, la capacité de programmation maximale des emails est de 100 mails automatiques.

Bien évidemment, ces deux boîtes mail ne sont pas les seules que l’on peut utiliser dans la programmation d’envoi des mails. Néanmoins, il existe une autre catégorie dont l’envoi est causé par certaines actions du client sur le site internet de l’entreprise.

Les mails automatiques des opérations marketing

Les mails automatisés sont de par leur nature très utiles dans des opérations de vente et des processus marketing. Ils diffèrent des emails ponctuels suite à des envois de masse par des actions spécifiques des consommateurs sur le site de l’entreprise. Cela peut être l’action d’achat, l’inscription à la liste de diffusion ou bien l’oubli de biens dans un panier.

Il existe trois critères clés à respecter pour une bonne gestion des emails automatisés. Le premier est de définir la campagne, ses objectifs et ses cibles. On peut par exemple, après que le client ait finalisé une commande, envoyer quelque temps après la transaction un mail automatique pour recommander un produit similaire et inciter la cible à relancer une nouvelle opération d’achat. La définition d’un but précis permet de centrer le message du mail sur ce qu’on veut faire passer au client. Ensuite, on peut mettre en place un modèle de base dit template pour ne pas avoir à réécrire les messages pour les campagnes. La majorité des plateformes par email offrent nombre de templates à utiliser directement ou pouvant être customisés. Enfin, il est nécessaire de bien choisir le moment d’envoi. Il faut savoir balancer entre être absent de la boîte mail du client et la saturation de messages. L’analyse des e-mails permet d’expérimenter différentes méthodes via les désabonnements ou bien le taux d’ouverture qui donnent une indication sur la meilleure approche.

Les principaux types d’emails automatiques

L’email de bienvenue survient suite à un abonnement à une liste de diffusion. C’est en quelque sorte un message amical pour se présenter envers le nouvel abonné. Ce genre de mail est vital car c’est en quelque sorte une politesse de base et sans cela, la fidélisation du client est plus complexe car l’absence d'email de bienvenue est prise comme une absence de considération du client. Ce mail peut être seul ou faire partie d’une suite se répartissant sur plusieurs jours ou plusieurs semaines. On peut saluer les nouveaux venus, mais aussi offrir des réductions ou un téléchargement gratuit, des remerciements ou des informations complémentaires dont la fréquence d’envoi des messages.

L’email après un achat est déclenché suite à l’achèvement d’une opération commerciale. Il sert à d’abord remercier le client, mais aussi de les inviter à relancer une opération avec des bons de réduction ou en leur proposant des produits similaires à la commande effectuée ou bien un produit populaire de la marque.

Suivi des mails

Suite à la campagne, on garde un feedback de la performance des emails auprès des clients. C’est ce qu’on appelle l’analyse de marketing par email. On liste et étudie les opérations effectuées sur les différents messages tels que le pourcentage d’ouverture du message reçu par le consommateur ciblé ou le taux de clic sur le ou les liens joints à l’email. On peut ainsi en déduire ce qui a le plus de succès auprès du public. On peut également conclure les attitudes des abonnés, par exemple la date de leur désabonnement pour orienter la stratégie de la firme sur les campagnes d’emails via la fréquence d’envoi.

En conclusion, l’automatisation de l’envoi des emails s’effectue via des plateformes d’emailing suite à une programmation ou alors font suite à des actions du client sur le site internet de l’entreprise. Ils peuvent prendre différentes formes et peuvent être envoyés à différents moments de la campagne marketing. C’est un outil aujourd’hui vital dans toutes les différentes opérations commerciales comme la prospection multicanale.