L’importance d’un fichier de prospects qualifiés

Au cours de son activité, le prosecteur a pour objectif principal de dénicher des prospects et les transformer en leads. Mais cela pose un problème : comment savoir qui contacter ? En effet, contrairement à la prospection BtoC où l’on peut et doit prendre contact avec plus ou moins n’importe qui, la prospection BtoB exige que l’on sélectionne judicieusement nos cibles, qui sont les cadres décisionnaires, afin d’être sûr de contacter les bonnes personnes et de ne pas perdre un temps précieux. Heureusement, il existe un outil pour résoudre ce problème appelé un fichier de prospects. Nous verrons dans cet article ce qu’est un fichier de prospects et comment le former, puis l’utiliser.

Qu’est-ce qu’un fichier de prospects ?

Comme dit plus tôt, le prospecteur doit trouver des clients dits potentiels, c’est-à-dire des individus qui sont potentiellement intéressés par les biens et services proposés par une entreprise, ici l’entreprise prospectrice. Ces cibles sont réunies dans un document que l’on appelle un fichier de prospects ou base de données de prospection. Toute prospection commerciale se voit dans l’obligation de disposer d’un fichier de prospects afin que le prospecteur sache qui il doit contacter et comment le faire.

Afin de respecter vos objectifs commerciaux, votre fichier de prospects doit contenir un certain nombre d’informations sur vos leads que l’on appelle éléments de qualification. Ces derniers sont des données supplémentaires qui permettent l’identification et la qualification de vos prospects. Plus vous avez de connaissances sur votre prospect, mieux vous le connaissez. Et mieux vous le connaissez, plus vous serez à même de lui venir en aide et répondre à ses besoins marketing. Vous pourrez par conséquence rédiger un argumentaire adapté et efficace pour bien toucher les prospects visés. Dans le cas d’une campagne de prospection BtoB, les données qualifiantes sont loin de manquer : nous pouvons citer le chiffre d’affaires de l’entreprise, son effectif, la situation économique, son positionnement sur le marché, ses concurrents, ses fournisseurs, ses clients, ou bien les outils avec lesquels elle travaille… Vous n'êtes évidemment pas obligé d’absolument tout avoir mais gardez à l’esprit que plus vous en avez, mieux c’est.

Fichier et fiche de prospects

Il ne faut pas confondre fiche de prospects et fichier de prospects. La fiche de prospect, pour résumer en quelques mots, est la fiche d’identité d’un prospect en particulier. Dans le marketing BtoB, elle contient les informations essentielles sur l’entreprise que vous allez contacter comme son nom, son adresse, son chiffre d’affaires, ainsi que ses numéros SIREN et SIRET, le domaine d’activité… Il n’est bien évidemment pas nécessaire d’obtenir toutes les informations possibles et imaginables sur chaque prospect mais il vous en faut au moins un minimum. De plus, dites-vous que plus vous avez de données, mieux vous connaissez votre cible et de ce fait plus votre prospection aura des chances d’être efficace. N’attendez pas le début d’une campagne de prospection pour créer un fichier de prospect. Si ce n’est pas déjà fait, mettez votre base de données en place. Vous n’aurez ainsi pas à le faire en plein milieu de votre campagne. Il est en général aisé de trouver gratuitement ces informations sur le net, même s’il est possible de passer par des solutions payantes, les réseaux sociaux, les salons spécialisés, ou simplement le réseau dont dispose votre structure.

Pour résumer les différences entre la fiche et le fichier de prospects, le premier est inclus dans le second. On pose les fiches de prospects, qui sont des « cartes d’identité » que l’on va mettre dans une base de données sous le nom de fichier de prospects.

Pour plus d’informations, vous pouvez si vous le souhaitez retrouver un article dédié à la fiche de prospects sur notre blog.

Pourquoi former un fichier de prospects qualifiés ?

Les raisons pour constituer un bon fichier sont multiples. Tout d’abord, comme vu plus tôt, il s’agit de se doter d’une liste de cibles à contacter et comment les contacter réunie dans un seul document pour plus d’ergonomie. Privilégiez la qualité à la quantité, mais ne soyez pas trop exigeant non plus.

Ensuite, trouver des prospects qualifiés signifie que l’on trouve des cibles plus proches de ce que l’on recherche durant notre campagne, donc ces dernières sont ainsi bien plus faciles à transformer en leads. Il faut aussi prendre en compte la relation avec le client. si vous prospectez pour un client, il faut pouvoir lui fournir des preuves de votre efficacité et de votre professionnalisme afin de créer de la confiance ou renforcer sa confiance envers le prospecteur. Plus vous avez de prospects et plus ils sont qualifiés, plus votre client sera satisfait. Echouer à fournir un fichier décent à votre client peut être dommageable, voire fatale pour votre contrat et par extension potentiellement votre réputation.

En plus de cela, le fichier est très utile au cas où tout ne se passe pas comme prévu. Le document vous permet de justifier l’échec de votre campagne marketing. En effet, la prospection n’est jamais une science exacte, et donc il est possible que même avec les meilleures préparations possibles, vous ne réussissez pas atteindre vos objectifs ou vous n’arrivez pas à décrocher de contrat pour vous ou de rendez-vous pour vos clients. Il vous faut malgré tout expliquer les raisons de votre échec auprès de votre client et trouver les points d’amélioration. Le fichier de prospects, bien que n’étant pas suffisant pour expliquer la totalité de la campagne, est une preuve irréfutable de votre réussite. Les résultats de votre opération peuvent provenir d’un ou plusieurs endroits : la campagne de mails, les appels ne se sont pas bien passés, les arguments ne sont pas assez percutants, la campagne ne s’effectue pas au bon moment ou simplement manque de chance. Quoi qu’il arrive, en cas d’échec d’une campagne de prospection, en admettant bien sûr que vous avez fait correctement votre travail, il faut impérativement prouver que la faute ne repose pas sur vous. Le fichier constitue ainsi un début de plaidoirie car on montre que la structure prospectrice, c’est-à-dire vous, a bien ciblé les bons prospects. L’explication doit alors se trouver soit dans l’approche du prospect, soit dans le timing de la campagne, soit comme vu plus tôt simplement un manque de chance.

Cependant, ne prenez sous aucun prétexte le fichier de prospects comme une excuse pour bâcler le reste du processus.

Comment former un fichier de prospects ?

Maintenant que vous savez ce qu’est un fichier de prospection et pourquoi il est important, la question qui se pose est de savoir comment former ce dernier. Il existe plusieurs solutions pour ce faire.

Le réseau personnel

Un bon départ est de profiter de votre réseau. C’est plus ou moins le même principe que pour former la fiche de prospect. Prenez tous les acteurs avec lesquels vous avez été en contact et notez les informations associées dans votre fichier. Vous pouvez aussi y joindre un historique des interactions que vous avez entretenues avec ces prospects. C’est généralement une bonne idée de commencer par votre cercle proche car ils sont les plus à même, s’ils sont qualifiés, d’accepter votre proposition d’offre. Vos contacts peuvent également servir d’aimants à prospects de par leurs recommandations. C’est un atout non-négligeable car vous obtenez des prospects sans avoir à les contacter directement. De plus, les convaincre de votre efficacité est bien plus facile car ils accordent une certaine confiance à votre relation commune et, s’ils vous contactent, cela montre clairement qu’ils sont intéressés par une interaction commerciale, si ce n’est dans l’immédiat, dans un futur plus ou moins proche. Ainsi, nous ne pouvons que vous conseiller fortement de développer et faire croître votre réseau de prospects dans le but de vous « faciliter la tâche » pour la suite de vos opérations.

La base de donnée externe

Bien qu’on ne soit jamais mieux servi que par soi-même, parfois il faut savoir profiter d’un peu d’aide. Si vous pensez que votre fichier n’est pas assez fourni, si votre travail ne convient pas au client ou si vous souhaitez être sûr de l’efficacité de votre document, vous pouvez compléter votre travail pressement effectué avec des bases de données externes à votre structure de prospection. Il est possible de mettre la main sur de simples annuaires ou de s’abonner à des réseaux professionnels, mais de nos jours, la source de base de données privilégiée est incontestablement internet. En particulier, le site LinkedIn est très utile pour trouver des prospects en situation de prospection BtoB, notamment grâce à son extension payante Sales Navigator. Ici, vous pouvez cibler vos prospects selon leur zone géographique d’activité, leur position au sein de leur entreprise, le nombre de salariés dans leur structure, le chiffre d’affaires de la compagnie… Cependant, faites attention aux informations présentes sur les données extraites car elles peuvent ne pas être exactes. Cela peut s’expliquer par le manque de rigueur de la part de l’entreprise au niveau de ses données ou un simple oubli. Il se peut aussi qu’il manque certaines informations. Selon l’importance de ces dernières, le prospecteur peut être amené soit à se contenter de ce qu’il a, soit à compléter en cherchant ailleurs, soit sur le site de l’entreprise, soit sur un autre site internet. Vous pouvez aussi combiner la recherche LinkedIn avec le numéro SIREN. Pour rappel, le numéro SIREN, ou Système d'Identification du Répertoire des Entreprises, est un identifiant inscrit dans la base SIREN qui reprend, pour chaque entreprise et chaque établissement, les informations contenues dans le répertoire associé. On retrouve des numéros SIREN sur toutes les entreprises dans tous les secteurs d’activité. Cela représente une base de données de plusieurs millions d’acteurs professionnels, peu importe leur secteur d’activité ou leur taille. Un gros avantage de la base SIREN est qu’elle est actualisée en permanence, ce qui fait sue les informations récoltées sont fiables.

Le site internet de l’entreprise

Votre site internet est également une source potentielle de prospects qualifiés en plus d’être gratuite. Mais pour ce faire il va falloir miser sur ce que l’on nomme le marketing de contenu. Lorsque les visiteurs explorent votre site, vous pouvez leur proposer, s’ils se trouvent intéressés par votre offre, de laisser leurs coordonnées, tel que le mail ou le numéro de téléphone, pour être contacté plus tard. Pour que cette technique ait le plus de chances de fonctionner, vous pouvez proposer sur votre site du contenu comme des vidéos explicatives ou des articles ce qui prouve votre expertise. Vous pouvez également fournir des fichiers comme un livre blanc ou une démo en échange de leurs cordonnées. Assurez-vous de leur proposer quelque chose qui les intrigue et les intéresse le mieux possible afin de maximiser les chances de gagner des prospects.

Le seul problème de cette technique est qu’elle n’est pas utilisable si vous effectuez de le prospection pour le compte d’un client. Dans ce cas-ci, si vous souhaitez utiliser cette technique, il va falloir contacter le client afin de voir s’il a déjà des processus similaires en place ou s’il veut les mettre en place et/ou les utiliser durant la campagne marketing.

Vous remarquerez sans doute, si vous prêtez attention, que la fiche de prospects et le fichier de prospection partagent des similarités au niveau de la formation des documents. Par ailleurs, la liste de solutions proposées n’est pas du tout exhaustive et vous pouvez en trouver ou créer d’autres.

Maintenant vous connaissez le fichier de prospects et son importance dans le monde de la prospection. Si vous souhaitez démarrer une campagne, il vous faut d’abord savoir qui vous devez et allez contacter. Afin de ne pas perdre de temps, il vous faut trouver des prospects dits qualifiés afin de maximiser les chances de les transformer en leads. Un fichier de prospects est donc obligatoire pour toute campagne de prospection digne de ce nom. Parallèlement, il vous faut mettre de bonnes fiches de prospects au sein de votre fichier pour en savoir le plus possible sur vos cibles. L’un n’est pas forcément plus important que l’autre. A vous d’utiliser la méthode qui vous semble la plus appropriée afin de compléter votre fichier.